Интеграция системы управления ИКТ-активами (информационно-коммуникационными активами) с системами бухгалтерского и управленческого учета является одной из базовых задач, которая должна решаться в любом проекте внедрения ITAM. На практике она решается далеко не всегда. Сложность возникает уже на этапе сопоставления данных: бухгалтерский учет и учет ИТ-блока представляют собой два параллельных мира, которые можно связать между собой, но не в формате «один к одному».
В бухгалтерии актив — это инвентарный номер, первичная стоимость, амортизация и центр финансовой ответственности. В ИТ-блоке тот же актив — это серийный номер, модель, конфигурация, владелец, статус жизненного цикла, привязка к сервису. Без интеграции эти два контура существуют параллельно: финансовый директор видит остатки по данным 1С, ИТ-директор видит фактическую инфраструктуру по данным ITAM, и эти картины расходятся.
В данной статье мы рассмотрим, как SkyV ITAM решает задачу интеграции с платформой 1С, какие данные передаются и в каком направлении, как обрабатываются расхождения и какие результаты это дает на практике.
Интеграция между SkyV ITAM и 1С является двусторонней. Типовой коннектор поддерживает настройку передаваемых данных, правила их преобразования и маппинга. По каждому блоку информации можно настроить фильтры для получения именно нужных сведений, а для каждого справочника — задать правила преобразования и указать мастер-систему.
Из 1С в SkyV ITAM поступают четыре основных блока данных:
Финансовые данные: первичная и остаточная стоимость актива, начисленная амортизация.
Данные по договорам: номер и срок действия договоров закупки и сопровождения (приходных и расходных), факт оплаты.
Справочная информация: нематериальные активы на балансе, контрагенты, номенклатура.
Остатки на складах.
Справочник номенклатуры может централизованно вестись в SkyV ITAM или в специализированной закупочной системе, а в 1С этот справочник может быть вторичным и не обеспечивать возможность определения модели и производителя оборудования или программного обеспечения.
Из SkyV ITAM в 1С передаются события, которые произошли на стороне ITAM и требуют выполнения бухгалтерских операций. К типовым событиям относятся вывод актива из эксплуатации и ремонт (включая учет расходных материалов).
Возможны и другие варианты настройки коннектора. Например, если первичное поступление и приемка ИКТ-актива фиксируются именно в SkyV ITAM, то данные для создания поступления на склад передаются из ITAM в 1С.Бухгалтерию.
Коннектор работает с платформой 1С:Предприятие начиная с версии 8.3.5, в которой появилась поддержка доступа к данным через протокол OData. Для типовых конфигураций 1С.Бухгалтерия и 1С.ERP коннектор предоставляет настроенные по умолчанию профили обмена данными и типовые правила преобразования, которые могут использоваться без доработок. Для других конфигураций — например, 1С:УНФ или 1С:Документооборот — правила преобразования настраиваются в интерфейсе системы без программирования.
Периодичность синхронизации зависит от сценариев передачи данных. Для полной синхронизации изменений типичный период составляет один раз в сутки. Для передачи информации на событийной основе поддерживаются два варианта: передача в реальном времени, когда соответствующий веб-сервис 1С вызывается сразу после возникновения события на стороне ITAM, и периодическая передача данных. Важной спецификой интеграции с 1С является возможность изменения ранее переданных данных со стороны бухгалтерской системы, что требует поддержки сценариев перезаписи и сверки информации с отражением всех изменений в истории.
Сопоставление статусов оборудования между 1С и SkyV ITAM настраивается через правила преобразования и контроля. Ситуации, которые требуют реакции, описываются отдельно.
Рассмотрим характерный пример. Из 1С поступает информация о полном списании актива, при этом связанный ИКТ-актив в SkyV ITAM числится в использовании. Это распространенная ситуация, которая на практике не является ошибкой: бухгалтерский срок полезного использования истек, но оборудование продолжает работать. Система обрабатывает это заполнением дополнительного флага «списан по данным бухгалтерии». После этого актив может быть исключен из обратной синхронизации с 1С. При необходимости возможна и обратная автоматизация: продление срока полезного использования на стороне 1С.Бухгалтерии, если это допускается действующими политиками учета.
Рассмотрим два сценария, в которых интеграция SkyV ITAM с 1С дает измеримый результат.
Сокращение разрыва между бухгалтерскими и фактическими данными. По данным 1С определенное количество оборудования числится в статусе «в эксплуатации». После проведения инвентаризации выясняется, что фактически оборудование неисправно или отсутствует. Без постоянной интеграции такие расхождения накапливаются и обнаруживаются только при плановых проверках. При настроенной интеграции по данному потоку данных расхождение сокращается до единичных случаев.
Контроль договорных обязательств. Второй сценарий связан со своевременным выявлением убыточных сервисов. Возникают ситуации, когда по заказам не поступает оплата или срок действия договора уже закончился, а на стороне ИТ-блока по этому договору продолжают выполняться плановые работы по техническому обслуживанию или замене оборудования, поскольку информация об изменении статуса договора не дошла до системы управления ИКТ-активами. Настройка коннектора позволяет замкнуть этот процесс и исключить подобные потери.
Протоколом интеграции по умолчанию является OData, что требует поднятия соответствующего сервиса на стороне 1С. OData является типовым механизмом интеграции с платформой 1С:Предприятие и поддерживается начиная с версии 8.3.5. В организациях, где требованием к интеграции с финансовыми системами является использование шин обмена данными, коннектор также поддерживает интеграцию через Kafka и RabbitMQ. В этом случае SkyV ITAM предоставляет описание формата данных для обмена событиями с 1С, и при поддержке этого формата настройка выполняется типовым способом. Если данные от 1С, поступающие в интеграционную шину на стороне заказчика, отличаются по формату от стандартного, требуется реализация дополнительного сервиса преобразования. Эта задача решается в ходе проекта, но уже не является типовой интеграцией.
Для типовой конфигурации 1С.Бухгалтерия при использовании настроек по умолчанию настройка коннектора занимает несколько часов. Настройка сервиса OData на стороне 1С может быть выполнена как специалистами заказчика, так и командой SkyV.
SkyV ITAM не заменяет 1С в бухгалтерском контуре и не претендует на роль учетной системы. Задача интеграции состоит в том, чтобы связать два параллельных мира — бухгалтерский учет и управление ИТ-инфраструктурой — и обеспечить их непрерывную сверку. Финансовый директор получает фактическую картину состояния активов, а не только бухгалтерские остатки. ИТ-директор получает финансовый контекст по каждому активу: стоимость, амортизацию, привязку к договорам и ЦФО. Результатом является сокращение разрыва между учетными и фактическими данными, своевременное выявление расхождений и возможность принимать управленческие решения на основе единой достоверной картины.
Чтобы оценить, как интеграция может работать в вашей инфраструктуре, вы можете запросить демонстрацию коннектора на примере типовых сценариев обмена данными.